10 dicas para eventos híbridos eficazes
Há alguns anos tenho priorizado os eventos online nas minhas empresas, principalmente por ter um ROI altamente positivo. Mas nos últimos meses, precisamos fazer algumas atividades de forma remota e presencial ao mesmo tempo.
Depois de avaliar os últimos eventos híbridos que promovi, decidi compartilhar algumas dicas que aprendi. São atitudes que mudaram muito a qualidade do conteúdo e a adesão da minha persona. Continue a leitura e descubra como aumentei em 82% o retorno sobre os investimentos entre meu primeiro e o último evento híbrido.
1 – Defina seus objetivos
Nos primeiros eventos híbridos, investi na formação da minha equipe sobre o assunto. Com isso, pude perceber o quanto um bom planejamento contribui para o sucesso da atividade. Um erro que estávamos cometendo era organizar um evento presencial com transmissão ao vivo. Mas no modelo híbrido é preciso integrar esses dois lados.
Ter isso em mente me ajudou a alinhar melhor as atividades com os meus objetivos. Hoje sei que minhas convenções híbridas têm um engajamento 47% maior que as versões online. Segundo levantamento da VM Consultoria e SSK Análises, 79% dos congressos são eventos híbridos e entre simpósios, seminários e fóruns o índice é de 39%.
2 – Tenha um público-alvo
Minha equipe sempre considerou o público dos eventos para começar o planejamento das atividades. Mas no modelo híbrido, tivemos que tomar mais cuidado para entender as personas que têm interesse pelo formato. Ter um público-alvo muito bem definido me ajuda a ser mais assertivo nas ações dentro do evento.
Pra mim, isso é importante principalmente em lançamentos. No último que promovi, consegui uma taxa de conversão de aproximadamente 72%. Alinhar a linguagem, os speakers e a programação de acordo com a minha persona fez uma grande diferença.
3 – Pense no formato do evento híbrido
De acordo com a pesquisa da VM Consultoria e SSK Análises, 69% dos eventos híbridos são do tipo com transmissão para público remoto. Esse modelo também é o que mais faço, com os speakers presenciais e os participantes a distância. Também é possível receber palestrantes remotos e o público no espaço físico do evento.
O menos comum é o formato Multi Hub Meeting, quando existem atividades em mais de um local físico e conectadas por transmissão ao vivo. No meu caso, descobrir os formatos me ajudou a planejar melhor as atividades. Com essas possibilidades consegui praticamente dobrar o número de eventos híbridos nos meus negócios.
4 – Considere uma produtora de eventos
No último semestre fizemos um seminário sobre soft skills com todos os funcionários. Como foi um evento híbrido integrado entre as minhas empresas, precisamos recorrer a uma produtora especializada. Foi uma boa escolha, já que não tive que me preocupar com orçamentos e contratações, que teria um volume maior.
Pra mim, esse apoio é interessante para trazer segurança e evitar problemas na produção. No mercado já existem empresas experientes no formato híbrido, então consegui boas recomendações da que escolhi. O próprio levantamento da VM Consultoria e SSK Análises aponta que 83% dos organizadores de eventos já fazem no modelo híbrido.
5 – Tenha uma produtora de streaming
Atualmente, sempre uso uma produção de streaming profissional para a captação e transmissão dos meus eventos híbridos e online. Além da infraestrutura tecnológica no local do evento, contar com esses profissionais trouxe maior qualidade para as atividades.
Antes de contratar a Zoeweb, meus eventos eram transmitidos com uma câmera de celular em um tripé. A imagem ficava desfocada, o áudio com muitos ruídos e instabilidade na transmissão. Hoje, tudo isso fica por conta da empresa e me permite focar mais no conteúdo e nas estratégias do evento em si.
6 – Use uma plataforma estável
Para 82% dos organizadores de eventos híbridos, a qualidade de transmissão é decisiva para a escolha de uma plataforma. Tanto o dado da VM Consultoria e SSK Análises quanto minhas experiências me fizeram avaliar bastante os fornecedores do mercado.
Como a maior parte dos meus eventos é transmitida dentro do país, uso uma plataforma com rede de distribuição (CDN) brasileira. Com ela, as quedas e travamentos nas transmissões praticamente não acontecem. Essa característica é fundamental também para minha persona, que agora participa duas vezes mais dos meus eventos híbridos e online.
7 – Promova a interatividade no evento
Integrar o físico e o online também foi uma necessidade que percebi logo nos primeiros eventos híbridos. Como a maioria do público está remota, os recursos de interatividade me ajudam ter taxas de engajamento de até 89%.
Além do chat moderado, consigo envolver os speakers e os participantes com enquetes, sorteios, quizzes e gamificação. Nos meus eventos híbridos, essas ferramentas foram o ponto de virada para manter o público engajado e consequentemente, alcançar melhores resultados.
8 – Invista em marketing
Algo que também tem dado muito certo é explorar as qualidades do modelo híbrido como estratégia de divulgação. Facilidade de acesso, plataforma intuitiva, estabilidade de transmissão e interatividade são pontos que sempre reforço.
Assim, consegui elevar os números de inscritos e participantes porque a comunicação passou a ser mais assertiva. Atuo em um mercado bastante segmentado, então investir no marketing dos meus eventos híbridos foi realmente decisivo.
9 – Acompanhe os relatórios
Acompanhar os relatórios é algo que sempre fiz questão. Pra mim, é a principal forma de avaliar o desempenho dos eventos híbridos e medir os resultados. Segundo a VM Consultoria e SSK Análises, 64% dos organizadores usam o número de participantes online como métrica de avaliação, e 57% o feedback de stakeholders.
Já tive muitos insights a partir desses relatórios, desde pequenos ajustes até grandes mudanças nos eventos. Por exemplo, 62% das atividades online nas minhas empresas passaram a ser híbridas nos últimos meses. Fizemos as alterações baseadas principalmente em relatórios personalizados da plataforma transmissão e deu muito certo.
10 – Explore os conteúdos pós-evento
Nos meus negócios, o grande diferencial dos eventos híbridos e online é poder usar o material novamente. Além de disponibilizar para participantes que perderam a atividade, também aproveito o conteúdo em outras situações.
Hoje, cerca de 80% das minhas palestras são usadas no pós-evento em estratégias de captação de leads e nas redes sociais. Em atividades com várias edições, esses conteúdos também me ajudam a divulgar melhor o próximo evento. Vejo como uma forma bastante eficiente de atração da minha persona.
Os eventos híbridos são realizados principalmente pela expansão da audiência, segundo levantamento da VM Consultoria e SSK Análises. De acordo com a pesquisa, 76% dos entrevistados acreditam que o modelo será cada vez mais utilizado. Percebo que tenho tido melhores taxas de engajamento da minha persona com esse formato.
Para o próximo ano, a maior parte dos eventos das minhas empresas deve ser híbrida. Acredito que é uma boa hora para investir no formato, que certamente será o futuro. Espero que os tópicos que trouxe possam contribuir também para os seus negócios e te ajudar a ter sucesso nos seus eventos.
