Como fazer um evento híbrido?
Ao poucos, estamos voltando ao “normal”. Tenho muitas dúvidas sobre o que realmente isso significa na vida pós-pandemia. Mas uma coisa que acredito ser uma certeza pra todo mundo é: chegou a vez dos eventos híbridos! Depois de uma onda de lives, a retomada das atividades presenciais já aponta para o novo formato. Então depois de conversar com alguns profissionais da área, trouxe pra você algumas dicas para tirar seu evento híbrido do papel. É só me acompanhar!
O que é um evento híbrido?
Como o nome já sugere, evento híbrido é aquele que integra partes do presencial e do online. Geralmente, o conteúdo é transmitido de um local físico para participantes que acessam remotamente. Mas não é uma regra, viu? Também é considerado evento híbrido aqueles em que o público está presente no local e os apresentadores a distância. Além disso, existem eventos híbridos que tanto o público quanto os condutores das atividades podem estar no lugar físico e também online.
O que os especialistas que conversei reforçaram é que para ser um evento híbrido é fundamental que as experiências online e presenciais sejam similares. Por exemplo, eu mesma já participei de um congresso com participantes remotos e também no lugar de transmissão. No entanto, quem estava pela internet assistiu o evento, mas não participou de fato. Lembro que os palestrantes sequer deram atenção para as perguntas enviadas pela plataforma de transmissão. Aí não pode, né?
Tipos de evento híbrido
Praticamente todo evento presencial pode se tornar híbrido, desde que realmente integre os participantes dos dois formatos. Mas existem alguns tipos que mais se destacam, seja pela praticidade de organização ou preferência do público. Entre eles, os mais comuns são os a seguir.
Congressos, simpósios e seminários
Exigem uma estrutura maior. Independente do formato, esses eventos tendem a ter uma programação mais extensa, incluindo atividades simultâneas. No modelo híbrido, demandam maior atenção na integração do presencial e o online através de diferentes salas de transmissão;
Palestras e mesas redondas
São eventos mais enxutos, sendo bastante flexíveis em relação à forma de participação. Possuem um direcionamento mais específico e recebem um público mais reduzido que em congressos, por exemplo. Geralmente, permitem o acesso presencial e online tanto de palestrantes quanto os convidados de modo simultâneo;
Reuniões e meetups
São os tipos mais simples e rotineiros da nossa relação. Já aconteciam de certa forma de modo remoto e híbrido mesmo antes da pandemia;
Cursos e treinamentos
Atividades focadas na capacitação dos participantes, podendo ser mais teóricas ou práticas. Normalmente optam pelo formato remoto ou presencial, mas nos últimos anos têm se fortalecido como tendência em eventos híbridos;
Show e atividades culturais
O “boom das lives” no começo da pandemia fortaleceu as transmissões ao vivo do segmento. Com as plataformas atuais já é possível interagir em eventos como estes, então o formato híbrido tende a se fortalecer ainda mais.
Quais vantagens dos eventos híbridos?
Minha amiga e produtora de eventos, Cláudia Mota me explicou que a procura pelo modelo híbrido tem aumentado bastante. A ideia é integrar os benefícios do online e do presencial. Então, mesmo sem a real necessidade do evento acontecer de forma híbrida, muitas empresas estão dando preferência para ela.
Já tive a oportunidade de participar de alguns eventos híbridos nos últimos meses. Tanto como apresentadora e organizadora quanto como convidada, consegui ver essas vantagens aparecerem na prática. Entre elas, acredito que a gente pode dar enfoque para as seguintes:
- Ampliação do público – enquanto muitas pessoas só conseguem participar presencialmente, outras preferem acompanhar remotamente. Com essa integração, há espaço para os dois tipos de público;
- Integração e networking – um dos grandes diferenciais do online é a aproximação entre pessoas de diferentes locais do mundo. Nos eventos híbridos, quem está presencial pode interagir com pessoas de fora e vice-versa;
- Flexibilidade – seja qual for o tipo, é comum muitas pessoas que têm o interesse de participar de um evento acabarem perdendo por algum motivo. Assim como o formato online, o híbrido permite rever a atividade depois da transmissão. Então muito legal ter esse “replay”;
- Retorno financeiro – com a ampliação do público a um custo reduzido, os eventos híbridos tendem a ser mais lucrativos;
- Recursos de tecnologia – os recursos de tecnologia trazidos pelos eventos online também estão presentes no modelo híbrido. Além de facilitar a integração entre os participantes, existe também um estímulo à inovação;
- Conteúdo pós-evento – como há a possibilidade de gravar toda a atividade, os eventos híbridos podem reaproveitar o material posteriormente. O uso nas redes sociais, na divulgação de outras edições ou para disponibilizar partes do evento fazem o conteúdo “render” por mais tempo.
Como fazer um evento híbrido?
É claro que eu não deixaria de trazer algumas dicas de como criar seu evento híbrido, né? Separei os principais pontos que você precisa ter atenção na hora de tirar seu projeto do papel. Mas é super importante ter em mente que tudo depende da sua realidade. Então, confira aquilo que se adequa ao tipo de evento que você irá produzir. Vamos lá?!
Planejamento do evento
Esse ponto é primordial para qualquer atividade e os eventos híbridos demandam ainda mais cuidados durante o planejamento. Como o modelo nasceu da integração dos formatos presencial e online, a produção deve alinhar as características e necessidades de ambos.
Por exemplo, se você for promover o lançamento de um livro, precisa garantir que todos consigam comprar o produto. Ou seja, tanto quem está a distância quanto quem está no lugar físico devem receber a mesma atenção. Para isso, todos os profissionais com quem conversei recomendaram pensar pontos como:
- Qual o tipo de evento?
- Qual é o foco do evento?
- Qual a programação?
- O que o evento precisa?
Bom, essas são algumas coisas que você precisa pensar logo no planejamento do seu evento híbrido. Quanto mais informações conseguir definir, mais fácil será de organizar a atividade. Afinal, já pensou em fazer congresso e no dia lembrar que não contratou uma produtora para a transmissão? Com certeza o evento iria por água abaixo. Então vale a pena redobrar o cuidado.
Produtora de eventos
Um dos jeitos de evitar muitos problemas na organização de eventos híbridos é contratando uma produtora de eventos. Principalmente em atividades maiores, os serviços especializados fazem uma enorme diferença. Uma vez fui convidada para dar uma palestra em um seminário de cultura contemporânea. Eu iria participar remotamente e os convidados estavam presenciais. O problema é que a organização do evento esqueceu de abrir uma sala de transmissão. Foram mais de 40 minutos para resolverem o problema, o que causou um desconforto tremendo para quem estava aguardando. Se for contratar uma produtora de eventos híbridos, aí vão algumas recomendações:
- Conheça o portfólio – veja se a empresa é experiente em eventos híbridos e também confira se possui boas recomendações;
- Acompanhe a produção – não deixe de participar de perto da produção para ter certeza de que tudo irá sair como o planejado;
- Participe das decisões – mesmo que a produtora de eventos seja experiente, acompanhe sempre as principais decisões para ficar por dentro de tudo.
Plataforma de transmissão
Um dos principais serviços que você irá precisar para seu evento híbrido é a plataforma de transmissão. Assim como as atividades totalmente online, é importante conferir se os recursos da ferramenta atendem suas necessidades.
Em todos os eventos híbridos e remotos que organizei usei a plataforma da Zoeweb. Já conto com a empresa há alguns anos porque ela é muito completa e totalmente personalizável. Os especialistas que consultei me explicaram os principais pontos para conferir em uma plataforma. Antes da contratação, verifique sempre:
Qualidade de acesso
A estabilidade da transmissão é um dos principais pontos para os eventos híbridos. Como acontecem atividades presenciais e online ao mesmo tempo, as falhas na conexão entre os participantes podem prejudicar muito. Lembro de um encontro de pais da escola da minha filha onde quem estava a distância não conseguiu acompanhar. A transmissão travava muito, então a coordenadora precisava voltar o assunto várias vezes.
Algo que descobri é que essa dificuldade está relacionada aos servidores e também à adaptação da plataforma. Quando os participantes não possuem internet de qualidade é preciso que o serviço ajuste a transmissão automaticamente.
Pra ficar mais fácil de entender, isso acontece quando estamos assistindo um vídeo no Youtube, por exemplo. Se nossa internet for mais lenta, a plataforma reduz a qualidade do vídeo ao invés de parar o conteúdo. Ou seja, é um recurso super importante para permitir o acesso de mais pessoas ao evento.
Personalização
O visual e a facilidade no uso da plataforma do evento também devem receber atenção. Mas isso vai além de deixar sua transmissão com mais identidade e atrativa para os participantes, viu? A personalização ajuda também a adequar o ambiente digital de acordo com as características do evento. E outro benefício é que ela deixa uma experiência mais intuitiva e evita distrações no participante. Hoje em dia, é possível mudar praticamente tudo nas plataformas!
Recursos de interação
A integração é algo importantíssimo em eventos híbridos. Afinal, é muito diferente quando a gente consegue interagir com outras pessoas online e não apenas assistir a transmissão. Existem muitas formas de fazer essa conexão entre os participantes remotos e os presenciais. Mas os recursos que com certeza farão do seu evento um sucesso são: chat moderado, salas simultâneas, enquetes, sorteios, quiz e gamificação.
E o mais legal é que você consegue usar essas ferramentas de formas diferentes. Uma vez participei de um congresso de educação que usaram os quizzes como recurso para aplicar pesquisas rápidas sobre os temas debatidos. Mas vai uma dica: confira sempre como funcionam os recursos para aproveitar melhor eles na sua transmissão.
Relatórios e certificados
Muita gente tem receio de investir em coisas que não conhece. Pra ajudar a acompanhar o desempenho dos seus eventos híbrido, escolha uma plataforma com relatórios aprofundados. Mas lembre-se de verificar se as informações disponíveis fazem sentido para seu tipo de evento.
Por exemplo, você pode precisar verificar quantas pessoas participaram de um quiz ou saber o período que alguém participou do evento. Emitir declarações e certificados de participação também é algo que pode te ajudar muito. Afinal, você poupa tempo e deixa sua atividade ainda mais atrativa.
Bom, essas foram as dicas que eu separei pra hoje. Tenho certeza que seu evento híbrido será inesquecível. Um beijo e até a próxima!
