homem participando de webinar pelo laptop
| |

Como funciona o onboarding online?

O distanciamento social afetou posicionamento das empresas no mercado e também seus processos internos. De acordo com o último levantamento divulgado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), 33,5% das empresas foram afetadas negativamente pela pandemia. O processo seletivo e a rotina de muitos trabalhos passaram a acontecer em formato online. A integração de novos profissionais também seguiu o mesmo caminho e segue em destaque mesmo com o retorno de atividades presenciais. A seguir, explicamos como o onboarding pode ser feito em formato online e as características do formato.

O que acha de conversar com um especialista? Fale comigo agora que te ajudo a criar uma plataforma personalizada para seu onboarding online!

O que é onboarding online?

Mais comum entre os profissionais de RH e Gestão de Pessoas, o termo onboarding se refere ao processo de integração de um novo profissional na empresa. A atividade é utilizada para apresentar com mais profundidade diferentes aspectos do negócio, incluindo a missão, visão e valores. Além disso, os responsáveis pela integração fazem a ponte do novo colega com os profissionais atuais, apresentando as equipes e departamentos.

Impulsionada pelo distanciamento social, onboarding online segue o mesmo propósito, sendo caracterizado por um processo totalmente remoto. Embora seja mais comum para trabalhos em home office, o modelo também tem se tornado uma opção atraente para os negócios presenciais.

Além da praticidade, o formato traz vantagens como a gamificação online, métricas de avaliação e suporte de recursos digitais integrados, como vídeos e enquetes. O onboarding online pode envolver diferentes ações e durar desde alguns dias até meses. Cada empresa deve desenvolver e adequar seu modelo de integração seguindo as necessidades do negócio e do cargo do profissional.

Conforme pontuado, a integração de novos funcionários às empresas pode seguir diferentes formatos. No entanto, geralmente os responsáveis pelo onboarding online optam por reuniões, apresentações e treinamentos online. É importante observar que essas atividades contribuem tanto para o novo colaborador quanto para a empresa. Segundo pesquisa da Boston Consulting Group, o onboarding é a segunda atividade de recursos humanos mais impactante paras os negócios, atrás apenas do processo seletivo.

Para isso, é necessário definir com antecedência os conteúdos que serão incluídos no onboarding, como o foco do material e também a forma de abordagem. É neste planejamento que são levantados aspectos como: acessos a programas e e-mail, equipamentos necessários, treinamentos e apresentação do negócio.

Como fazer o onboarding online?

De acordo com pesquisa da Society for Human Resource Management (SHRM), as empresas que possuem um sólido processo de onboarding, alcançam uma produtividade 62% melhor. A atividade é uma experiência única para os colaboradores e um momento importante para o negócio. É uma maneira de acompanhar e compreender características mais profundas do novo funcionário, incluindo a personalidade e o modo de agir. Durante a integração, é fundamental avaliar pontos importantes do processo, incluindo os itens a seguir.

Pré-onboarding online

Um dos primeiros contatos do colaborador com a empresa após a aprovação no processo seletivo é uma comunicação de boas-vindas. Apesar de geralmente ser enviada por e-mail, a mensagem pode incluir vídeos de lideranças e também kits personalizados.

Outro ponto interessante para a integração do novo colaborador é a comunicação interna sobre a contratação. A equipe que for receber o colega deve estar ciente do onboarding e se organizar para também participar da integração. Além das apresentações individuais, a empresa pode delegar um funcionário para atuar como tutor nos primeiros meses de onboarding.

Durante o planejamento, é fundamental ter clareza dos pontos do onboarding online para passar para o novo colega. Além de informações e acessos, em algumas situações são necessários treinamentos específicos.

equipe fazendo onboarding online

Gamificação no onboarding online

Mais comum no contexto acadêmico e escolar, a gamificação é uma metodologia que estimula o desenvolvimento de uma atividade. Além do aprendizado em cursos, eventos e treinamentos, ela pode contribuir também com o onboarding online.

Por se tratar de um processo planejado, com metas e objetivos bem definidos, a metodologia pode atuar como uma ferramenta de apoio na inclusão dos novos colaboradores. A partir da gamificação online, a empresa pode definir, monitorar e avaliar a inserção do funcionário e também identificar possíveis falhas nesse processo.

É importante contar com recursos de gamificação que também integrem a interatividade e sejam adequados ao ambiente digital do onboarding.

Recursos de interatividade

Nas transmissões ao vivo, os recursos de interação são fundamentais para garantir uma boa comunicação e engajamento do público-alvo. No onboarding online, é preciso que o ambiente de acesso inclua ferramentas que reforcem a interatividade dos speakers.

O onboarding é um dos momentos mais importantes para alinhar o fit cultural e promover o sentimento de pertencimento no novo funcionário. Esses recursos contribuem para humanizar o negócio e estimular o laço entre empresa e colaborador. Uma pesquisa da PwC aponta que profissionais com uma forte conexão com os propósitos do negócio têm 5X mais chances de permanecerem no trabalho.

Então, além do chat, é interessante que a empresa utilize também quizzes, enquetes e até sorteios dependendo do objetivo da integração.

Plataforma para onboarding online

O sucesso de um onboarding online depende da forma como ele é conduzido, sendo essencial uma plataforma profissional para isso. Nos primeiros meses da pandemia de Covid-19, muitas empresas adotaram a integração remota em seus negócios, mas sem uma preocupação sobre pontos importantes da transmissão.

Grande parte dos serviços de videoconferência em geral é focada na comunicação falada, incluindo apenas o chat como recurso extra. Mas no contexto profissional, é importante contar com um ambiente digital profissional. Além de possuir ferramentas de interação e gamificação, a plataforma usada no onboarding deve possuir características como:

  • Estabilidade de transmissão – a rede de distribuição (CDN) deve ser totalmente confiável para evitar falhas e quedas na conexão. Ela se configura como um grupo de servidores, localizados em uma região geográfica, responsáveis pela entrega do conteúdo. Então, é importante optar por uma plataforma com CDN brasileiro.
  • Adaptação aos dispositivos – a transcodificação da plataforma é responsável pelo ajuste da transmissão ao dispositivo do usuário. Ou seja, é o recurso que permite que o mesmo conteúdo seja acessado de computadores, celulares, tablets e Smart TVs, independente da qualidade de internet usada.
  • Ambiente personalizável – a personalização da plataforma é importante para refletir a identidade do negócio. Além disso, essa característica possibilita configurar a navegação do usuário seguindo as necessidades do onboarding online.
  • Relatórios gerais e específicos – as métricas de avaliação são fundamentais para diferentes aspectos do negócio, incluindo a integração de funcionários. As plataformas mais profissionais emitem relatórios com informações como: participação, uso dos recursos de interação e desempenho nas gamificações.

Pós-onboarding online

Além de acompanhar de perto o desempenho e a adaptação do novo colega, os primeiros meses após a integração são importante para avaliar o processo de onboarding em si. Os conteúdos, a duração e o modo como foi aplicado devem ser avaliados para fazer os ajustes necessários. Nesse momento, pedir ao novo funcionário um feedback sobre a integração também contribui para esse levantamento.

É necessário reforçar que o onboarding online requer sólido preparo da empresa para que alcance seu principal objetivo: integrar e engajar o novo colaborador. Mais do que a apresentação de informações sobre a empresa, o processo deve também considerar as particularidades do novo membro da equipe. Afinal, o onboarding online pode ser decisivo para a retenção de profissionais e produtividade do negócio.

Artigos similares