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Como escolher uma plataforma de eventos online?

Há alguns anos que o streaming tem recebido mais atenção das pessoas e também das empresas. Pode-se dizer que a tecnologia se consolidou com o surgimento de serviços como a Netflix, Youtube e Spotify. No entanto, o cenário de pandemia de Covid-19 destacou outro viés do streaming: transmissão de eventos online. Assim, muitas empresas do segmento se fortaleceram, ofertando diferentes soluções para os negócios. Neste artigo, explicamos como escolher uma plataforma personalizada de acordo com as necessidades da empresa.

O que é streaming?

De modo geral, streaming é uma tecnologia de distribuição de conteúdo online. Com ele, os usuários de uma plataforma têm acesso ao material disponibilizado sem a necessidade de downloads. Hoje, a tecnologia permite a difusão de diferentes tipos de conteúdos, incluindo: vídeo, áudio, textos, arquivos e jogos. Mais conhecido, o streaming de vídeos acontece em dois formatos: on demand e live streaming.

A transmissão de vídeos on demand (VOD) é o modelo de distribuição em que o conteúdo é gravado. Assim, os usuários da plataforma podem acessar o material a qualquer momento e revê-lo quantas vezes quiser. Alguns exemplos são os filmes, séries e documentários. Já live streaming são as transmissões ao vivo, onde o conteúdo é produzido e distribuído simultaneamente. Muitas dessas plataformas também têm recursos VOD, disponibilizando as gravações do ao vivo no próprio ambiente. Entre esses conteúdos, destacam-se gameplays, jogos esportivos e eventos online.

Como funciona o streaming nas empresas?

A tecnologia de streaming se fortaleceu nas empresas nos últimos anos, principalmente devido ao contexto de distanciamento social. A migração das atividades presenciais para o modelo remoto inseriu as transmissões ao vivo no dia a dia das organizações. Atualmente, muitas atividades devem permanecer acontecendo a distância devido às vantagens do formato, como reuniões e eventos.

Embora os serviços de videoconferência atendam demandas para conversas entre poucas pessoas, nas atividades maiores o cenário é diferente. Os eventos online requerem estrutura e ferramentas diferentes das reuniões do cotidiano. As plataformas personalizadas oferecem recursos para organizar atividades desde webinars e mesas redondas até congressos e seminários internacionais. Nas empresas, essa estrutura é fundamental para garantir eventos de qualidade e que tragam os resultados esperados para o negócio.

Tipos de eventos online

As transmissões ao vivo permitem às organizações realizar praticamente qualquer tipo de evento online. Entre os mais comuns, pode-se destacar:

  • Congressos, simpósios e seminários;
  • Webinars, palestras e mesas redondas;
  • Convenção de vendas;
  • Cursos e treinamentos.

No mercado existe uma diversidade de plataformas, das mais simples até as totalmente personalizadas. Por esse motivo, é importante observar as necessidades do evento online e da empresa ao contratar um serviço. Embora os exemplos acima sejam todos focados na transmissão ao vivo do conteúdo, cada um tem características específicas. Por exemplo, os congressos são eventos maiores e geralmente promovem várias atividades simultâneas. Já as palestras tendem a ter um público menor e acontecem em uma única sala.

Como contratar uma plataforma?

Conforme pontuado nos itens anteriores, os eventos online podem exigir mais ou menos da plataforma de transmissão. No entanto, existem alguns cuidados e características do serviço que devem ser avaliados.

Características do evento

Antes de contratar um serviço, a organização deve já ter definido as informações principais do evento. É importante avaliar o tipo de atividade, recursos de interação, duração e também o público estimado. Esses dados são fundamentais para ter certeza de que a plataforma de transmissão atende as expectativas. Além disso, eles são usados para orientar o desenvolvimento de ambientes digitais personalizados, quando necessário.

Personalização

Boa parte dos eventos corporativos é direcionada para o público externo da organização. Seja para possíveis clientes ou parceiros de negócios, essas atividades geralmente necessitam de uma identidade visual que faça sentido para o evento. Além de banners e logos, é interessante que a plataforma de transmissão possibilite: alterações nas cores, distribuição dos conteúdos e nos recursos internos. Apesar de serem detalhes teoricamente secundários, são aspectos que contribuem para agregar valor para o evento e consequentemente para o negócio.

plataforma de transmissão personalizada

Recursos da plataforma

Praticamente tudo o que acontece no contexto corporativo requer uma avaliação de resultados. Nos eventos online, isso pode ser feito através de relatórios que a plataforma emite automaticamente. Entre os dados mais importantes, destacam-se:

  • Número de participantes totais e simultâneos;
  • Quantidade de interações gerais e individuais;
  • Tipos de interações realizadas.

Além dos relatórios, é importante conferir também os recursos de interação necessários para a transmissão. As plataformas de eventos online mais atuais oferecem ferramentas como:

A emissão de certificados também é fundamental para muitos eventos online, principalmente quando há a atração de público externo da empresa. Em atividades com grande público, é preciso que a plataforma emita automaticamente o documento. Atualmente, é possível inserir critérios para a oferta do certificado, como:

  • Inscritos no evento.
  • Participação completa;
  • Participação acima de 80% da transmissão;
  • Participação nas enquetes aplicadas;
  • Acerto mínimo de perguntas no quiz.

Estabilidade da transmissão

Entre os principais desafios dos eventos online está a estabilidade da transmissão. É relevante observar que dois pontos estão relacionados a isso: qualidade da distribuição e a de acesso. A rede de distribuição de conteúdo (CDN) é o grupo de servidores responsáveis pela entrega da transmissão. Como a localização geográfica interfere na qualidade de distribuição, é preciso conferir qual tipo de servidor a plataforma utiliza. Para evitar a instabilidade da live streaming, recomenda-se optar por CDNs brasileiros.

Já o acesso ao conteúdo está relacionado ao recurso de transcodificação. Ele atua adaptando automaticamente a transmissão ao dispositivo e internet do usuário. Ou seja, é o que possibilita que as pessoas participem do evento online mesmo se sua internet tiver um desempenho menor.

Experiência do usuário

O acesso do participante ao evento também deve ser considerado. Além da transcodificação, é fundamental que a plataforma do evento seja responsiva. Essa característica possibilita que os usuários consigam ter experiências similares independente do dispositivo de acesso. Além disso, as informações sobre a atividade em geral devem ser de fácil visualização, incluindo botões e arquivos complementares. Um ambiente digital intuitivo é fundamental para qualquer evento online.

Experiência no segmento

É fundamental avaliar também a expertise da plataforma no segmento e com o tipo de evento que a empresa deseja transmitir. Muitos serviços foram criados na pandemia. Como eles surgiram seguindo a demanda criada pelo contexto, essas plataformas possuem poucas experiências no mercado.

É justo ponderar que os anos de atuação não interferem na qualidade dos serviços prestados. Mas é importante também colocar o tempo de experiência na balança, avaliando o portfólio da plataforma. As referências e recomendações contribuem para ter segurança na contratação. Além das avaliações divulgadas no site do fornecedor, é preciso conferir também em sites como o Google Meu Negócio e Reclame Aqui.

Os pontos avaliados até aqui são importantes para escolher uma plataforma que atenda as necessidades do evento online. A partir dessas orientações, é possível fazer o streaming de atividades que alcancem os objetivos do negócio. Assim, é fundamental contar com serviços personalizados para garantir o sucesso da transmissão.

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